Incorpore a nuevas personas al ERP
Equipe GrowClicks ·
Una primera semana estructurada en el ERP acorta el tiempo hasta que la nueva persona trabaja con autonomía y reduce la carga sobre sus colegas.
Toda empresa que usa un ERP vive la misma situación varias veces al año: llega una persona nueva y alguien tiene que enseñarle el sistema. Por lo general, ese alguien es el colega con más experiencia del área, que interrumpe su propio trabajo para explicar, de memoria, cómo funcionan las cosas.
El resultado varía mucho. A veces funciona; muchas veces la persona nueva aprende atajos, salta verificaciones y hereda los vicios de quien le enseñó.
El costo de una incorporación improvisada
Una incorporación sin estructura tarda más y cuesta más. La persona nueva necesita semanas para ganar autonomía, los colegas pierden productividad enseñando y los errores de los primeros meses aparecen en los indicadores del área. En funciones con alta rotación, como atención, facturación y logística, ese costo se repite todo el tiempo.
Antes del primer día
- Usuario y permisos creados según el rol.
- Rutas de aprendizaje del rol definidas.
- Entorno de práctica disponible, con datos ficticios.
- Un padrino o madrina designado para resolver dudas.
Nada desanima más que pasar el primer día esperando un acceso.
Una primera semana posible
- Día 1: visión general del proceso del área y del lugar del ERP en él. Primera ruta: consultar información (clientes, productos, pedidos).
- Día 2: tarea principal del rol en su camino más común, con práctica guiada.
- Día 3: repetir la tarea principal con menos ayuda e introducir las verificaciones obligatorias.
- Día 4: segunda tarea del rol y primeras excepciones.
- Día 5: tareas reales con acompañamiento y revisión de lo realizado.
El ritmo puede variar, pero la lógica es la misma: de lo simple a lo complejo, con práctica todos los días.
El papel del padrino
El padrino no reemplaza la ruta; la complementa. Su función es responder dudas, revisar las primeras tareas reales y compartir el contexto que no está en el sistema: por qué tal cliente tiene condiciones especiales, cuándo involucrar al área tributaria, quién aprueba qué.
Seguimiento en el primer mes
- Revise por muestreo los registros de la persona nueva.
- Registre las dudas frecuentes para mejorar las rutas.
- Otorgue nuevos permisos a medida que domine las tareas.
- Haga una breve conversación a fin de mes sobre lo que todavía genera inseguridad.
Conclusión
Incorporar nuevas personas al ERP con estructura no exige un gran programa: exige accesos listos, rutas del rol, práctica y seguimiento. Así, la persona gana autonomía más rápido, los colegas cuidan su tiempo y se mantiene el estándar de trabajo de la empresa.